略论高职院校档案信息化的实施路径

张俊英

摘要：随着计算机信息技术、网络技术和高等职业教育事业的迅速发展，高校档案信息化建设也越来越受到职能部门的高度重视。推进高职院校档案信息化，就要充分明了档案信息化的概念和内容，明确高职院校档案信息化的意义、存在的问题，并有针对性地找出高职院校档案信息化的实施路径，从而促进档案事业持续快速健康发展，为高职院校教育教学工作提供强有力的保障。

关键词：高职院校；档案管理；信息化；实施路径

近年来，国家高等职业教育迅猛发展，各高职院校也在国家关于示范性高职院校、骨干性高职院校建设等重大项目建设促动下，获得了长足发展，在办学规模扩大、教育改革推进、教学质量提升，尤其是在校园信息化方面展示了新面貌。本文拟就高职院校校园信息化的重要组成部分——档案信息化来展开研究和讨论。

 一、档案信息化的概念和内容

（一）档案信息化的概念

“档案信息化是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程，亦有档案信息化工作、档案信息化建设、档案管理信息化、档案工作信息化等称谓。”^{[1]（P505）}档案信息化的概念具有自身的特点，首先是具有动态性，随着信息技术的不断发展，信息资源的不断丰富，档案信息化也会随着社会整体信息化的推进而不断发展，每一个新的进展是前一阶段的结果，同时又是下一阶段的新起点。其次是信息技术在档案信息化建设中的全方位应用，建设档案信息化，信息技术要涵盖档案从生成到永久保存或销毁的整个过程，如电子文件的生成、纸质馆藏数字化、档案自动索引、档案网络检索等。再次是档案信息化建设要素的综合性，即在应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程中，除了信息技术这个非常重要的要素外，档案信息化建设还有其他非技术因素在共同起作用，包括符合档案信息化要求的档案管理业务、档案人才、标准规范、政策法规、管理体制与机制等。

（二）档案信息化的内容

档案信息化内容的覆盖面很广，从工作性质来看，主要包括环境构建和资源建设。环境构建主要是指档案信息化建设的宏观管理层，具体包括体制和机制的完善、法规政策的健全、标准规范的制订、社会服务体系的完善、档案人才的培养等内容。资源建设主要是指档案信息化的微观操作层，是指在档案从形成到保存或销毁的整个生命周期中，合理应用信息技术，促进档案管理效率和服务水平的提升，具体包括档案资源创建、资源管理、系统设计与管理等内容。

高职院校的档案信息化建设其外部环境构建和内部资源建设是相辅相成的，环境构建是基础，资源建设是核心。国家没有适宜的体制机制、法规标准、人才服务等环境支撑，档案信息化的发展便会缓慢且艰难；而资源建设会直接体现一所院校的档案管理水平和档案信息化的意义。

二、高职院校档案信息化的意义

（一）丰富和充实校园信息化建设的内容

近几年，国家对高校信息化建设提出了很高的要求，各高校都纷纷提出了本校的信息化建设规划。在现代职业教育体系构建红利的促动下，各高职院校更是加足马力，力争在各方面都做到最好，提升自身竞争力，在校园信息化建设方面也毫不示弱。强化高职院校档案信息化建设，可以丰富和充实其校园信息化建设的内容，保证校园信息化建设的全面性，促进校园信息化的整体进程。

（二）促进档案管理效率和服务水平的提高

在档案管理效率的提高方面，建设档案信息化首先会实现档案管理的自动化，包括归档、存储、鉴定、统计分析等；其次是实现档案实体管理的简化，如立卷、实体分类等都会减少档案工作人员的手工劳动，从而缩短工作时间，提高工作效率。在提高服务水平方面，建设档案信息化首先可满足利用者多元化的利用需求，手工环境下，每种检索工具只能提供一种检索角度，而档案管理系统可实现目录数据一次输入，多次输出，可以从多个角度查检档案，满足利用者的各种需求；其次是档案查询的效率得到提高，在信息化条件下不仅档案查询的时间缩短，更表现在查全率和查准率的提高上；再次是服务内容和手段的丰富，档案工作人员可以将档案信息以文字、图像、音频、视频等多种媒体的形式在部门的网站予以展现，使利用者可用的档案信息更加全面、立体。

（三）有助于档案人员素质的全面提升

档案信息化建设技术性高、难度大，需要对档案工作人员进行专门培训，并且也要求档案工作人员要进行有针对性地学习。在综合性的培训、学习以及档案信息化建设过程中，档案工作人员的专业素质、信息素质和综合素质会得到提升，视野、能力、观念将得到极大改善。同时，由于档案信息化从技术应用、系统设计到档案利用需求，都在不停的发生变化，新问题不断涌现，这就要求档案工作人员也要加强与外部的交流与合作，在沟通交流中，会学习到新经验，也会寻求到理念、制度、方法、手段等各方面的支持。

三、高职院校档案信息化的实施路径

（一）档案信息化存在的问题

如前文所述，档案信息化是高职院校信息化的重要组成部分，但在高职院校迅速发展的同时，其在档案信息化方面也出现了一些不容忽视的问题。如，对档案信息化建设认识不足，档案工作管理观念落后，往往在开展校园信息化建设时忽略了档案信息化，使档案信息化建设滞后于校园整体信息化的步伐；档案工作的整体投入不足，档案信息化进程缓慢；档案管理方式落后，有些院校的档案工作至今还停留在长期单靠案卷目录进行检索的状况上，无法适应信息时代的发展要求；档案信息化建设标准、规范、制度不健全；师生档案资源意识薄弱，很多电子档案资源没有被很好的收集与整理，档案的数字化更无从谈起；档案工作人员的素质有待提升。

（二）档案信息化实施的路径

第一，要实现档案工作管理理念的转变

2015年上半年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》。《意见》有关条款明确：“各级党政机关、企事业单位要大力支持档案部门加强统筹协调和业务指导，确保归档文件材料符合要求；把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。”“各地区各部门各单位要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实，做到全面覆盖。”《意见》是各个部门今后开展档案工作的指导性文件。各高校应认真学习文件，转变档案管理理念，重视并加强档案管理工作，首先要将档案工作与其它工作同时部署，列入年度工作计划；其次要制定档案信息化建设规划，作为本校校园信息化的重要组成部分，积极予以推进；再次要加大档案工作投入，将档案工作预算列入本校预算，并为档案信息化单列预算；第四是成立档案信息化专门组织机构，如领导小组、工作小组等，专门负责推进本校的档案信息化，因为档案信息化绝不是档案管理部门一个部门的事。

第二，要实现档案资源向数字化转变

“对于档案数字化，有广义和狭义两种理解，狭义的档案数字化，又称数字化加工或数字化转换，是指通过一定的技术手段将存储于传统载体上的、以模拟形态存在的档案信息转化为以数字形态存在的、计算机可以识别和处理的信息的过程。……广义的档案数字化，是指通过一定的技术手段将存储于传统载体上的、以模拟形态存在的档案信息转化为以数字形态存在的、计算机可以识别和处理的信息，并加以存储、组织、检索、维护的过程”^{[1]（P571－572）}数字化档案资源是档案信息化建设的立身之本，没有资源，档案信息化将无从谈起。档案数字化也是一项大工程，投入大、耗时长，这项工作首先要根据管理学的原理，通过指挥、计划、组织、控制等手段对其进行部署，使其目标明确、工作内容清晰、人员职责分工合理、进度安排得当、安全管理措施适宜；其次要从业务方面着手，做好应用系统开发和数字化资源建设两项工作，应用系统开发要做好档案管理系统的功能模块设计、安装、应用以及维护等；数字化档案资源建设则要做好对现有档案的鉴选、清点、登记、整理、清洁、修复等前处理工作，用扫描仪、数码相机等对各类档案进行数字化加工或转换，对加工好的信息进行处理、组织、存储、提拱服务以及维护等。

第三，要实现档案实体管理向精细化管理转变

没有科学化、精细化的档案实体管理工作，如科学、高效的各类档案的收集、整理、鉴定、保管和统计等，档案的信息化只会是空中楼阁。“从一定意义上理解，档案实体管理是手段，而档案内容信息的开发利用是目的。档案实体管理具有基础意义，没有档案实体管理的支撑，档案内容信息的开发利用、档案信息在社会生活中发挥作用的根本目的就无法实现”^[1]（P23）若要实现档案实体管理的精细化，首先要做到严格遵循档案实体管理的来源原则、全宗原则、有机联系原则及保管利用方便原则；其次要明确管理标准、细化实体管理各环节工作流程，做到“精、准、严、细”；再次要健全完善校内档案管理各项规章制度，并与时俱进，跟上信息技术发展的步伐，如，要根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令，2008年9月1日起施行）以及上文提及的中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，及时修订校内档案管理办法；根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年9月19日国家档案局第8号）和有关新规定，及时补充、调整、完善校内的各项规定；根据校内部门设置及干部调整情况，及时变更兼职档案信息员及部门负责档案人员的信息等。

第四，要实现档案工作人员向专业化转变

推进档案信息化工作，人的因素至关重要。规划本校档案信息化时，除了要成立专门的组织机构，网罗一大批懂技术、综合素质高的人才外，还要有计划地促动本校固有档案工作人员向专业化转变。首先要稳定本校档案工作人员队伍，档案工作连续性强，许多基础性工作和规章制度建设需要较长时间的学习和实践，档案工作人员的频繁更换，不利于档案工作的发展，所以要加强档案工作人员思想政治工作，解决他们的实际问题，使他们安心本职工作。其次要制定学习和培训计划，有针对性地请进来、送出去，加大学习和培训力度，向本校档案工作人员普及信息化知识，尽快完善他们的知识结构，使其能够跟上信息化发展的步伐；再次要招聘引进有文化专业知识、有一定专业技术的人才，充实档案管理干部队伍；第四要鼓励本校档案工作人员开展学习研究。信息技术的发展使档案管理工作发生了深刻的变革，同时也提供了一些可供研究的机会和课题，通过开展档案科学研究，提高档案工作人员的素质，也提高他们应对变革的实战能力。

（作者张俊英：包头职业技术学院综合档案室档案馆员  文章来源：《职大学报》2015年第6期）

参考文献

[1] 陈智为、邓绍兴等.档案管理学[M].北京：中国人民出版社，2008.